WANDERLEY NOVATO
Funções gerenciais - O planejamento (conceitos básicos)
O conceito de planejamento consiste no ato de criar e planejar, antecipadamente, uma ação, desenvolvendo assim, estratégias programadas para atingir determinado objetivo. Funciona como uma forma de identificar um alvo específico, com a intenção de organizar e aplicar as melhores maneiras para atingi-lo.
Muitos profissionais e empresas ainda subestimam a sua importância, porém sem um planejamento estratégico efetivo, dificilmente suas metas e objetivos serão alcançados do modo esperado. Com isso, os indivíduos administram, erroneamente, sua carreira e finanças e as organizações sofrem com a má gestão de pessoas, produtos e serviços.
Isso ocorre porque sem planejamento, é fácil tomar decisões erradas e prejudiciais em qualquer empreendimento. Planejar é a melhor forma de visualizar o estado desejado, sair do estado atual e estimular o desenvolvimento.
Esta ação é fundamental para compreender quais são os pontos negativos de cada organização e aqueles bons aspectos que podem ser potencializados. Deste modo é possível definir, com mais assertividade, quais estratégias adotar e quais os melhores caminhos a seguir em determinada situação.
A importância do planejamento no dia a dia
Mesmo para indivídduos, a partir da definição de objetivos é essencial fazer um planejamento pessoal ou profissional para alcançá-los.
Isso é verdadeiro para quase qualquer coisa: uma viagem internacional, um MBA numa boa escola, comprar um carro ou casa própria, ou ainda investir num procedimento estético cirúrgico, para citar alguns exemplos.
Uma análise rigorossa da situação é essencial para a tomada de decisões assertivas e êxito em suas ações no plano individual; da mesma forma, é uma fórmula que deve ser seguida pelas organizações, para que tanto seus processos de gestão sejam realizados de modo efetivo.
Isso permite organizar um cronograma de todas as atividades que serão realizadas em curto, médio e longo prazo. Um bom planejamento permite às empresas fazer uma boa gestão financeira, administrar e definir quais são os melhores investimentos e melhorar a qualidade de seus produtos e serviços. Possibilita ainda gerir melhor o capital humano (relações interpessoais, liderança, comunicação, produtividade) e oferecer aos profissionais – cursos, treinamento e desenvolvimento, de modo que estes estejam realmente alinhados com os objetivos da empresa. Planejar as ações significa não se deixar levar pelas circunstâncias.
Como elaborar o planejamento
O planejamento estratégico funciona como um mapeamento de todos os passos necessários para alcançar o que se deseja. Esse processo pode ser reduzido a três pontos principais:
Situação atual – o ponto em que você se encontra neste momento e o que você tem e o que precisa para atingir suas metas e objetivos.
Situação desejada (futuro) – aquilo que você deseja alcançar, onde quer estar daqui a 1, 5, 10, ou mais anos.
Como alcançá-la – o que é preciso que você tenha e desenvolva para alcançar o objetivo almejado. Quais recursos internos e externos serão necessários para a conquista.
Etapas para um planejamento estratégico de sucesso
É fato que um planejamento para ter o sucesso desejado precisa ser bem desenvolvido e detalhado. Para que assim os objetivos sejam atingidos é necessário seguir os seguintes passos (resumo):
Análise do ambiente
O planejamento passa pela análise dos ambientes externo e interno. Nessa etapa, deverão ser analisadas cuidadosamente todas as variáveis a favor e contra a realização dos objetivos, mapeando os pontos fortes e, principalmente, as limitações e ameaças, que podem ser, tanto questões internas quanto externas. A análise do cenário seria o primeiro ponto do planejamento.
Definição de Objetivos
O segundo ponto são as projeções para o futuro, utilizando como base as informações conseguidas na análise do cenário. Os objetivos devem ser tangíveis, ou seja, quantificáveis ou constatáveis. Lembre-se que sem ter um destino a chegar, qualquer navio está a deriva.
Definição de estratégias
Quando você sabe onde está e para onde deverá navegar, fazer um mapa torna-se bem mais fácil. Podemos entender o conceito de planejamento como um trabalho de cartografia, que mapeia todos os pequenos pontos que deverão ser realizados e possíveis desvios na rota para contornar qualquer problema.
Nesse caso, a materialização do planejamento não será um mapa, mas um “programa de ações”. Esse documento contém um detalhamento de cada uma das estratégias a serem executadas para que os objetivos possam ser alcançados.
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Um dos primeiros desenvolvimentos teóricos na teoria administrativa do conceito de planejamento foi feito pelos teóricos da Escola Neoclássica, a partir da década de 1950, com a formulação da Administração por Objetivos.
Seguem dois textos que explicam os princípios básicos dessa formulação.
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ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS – A.P.O.
Gabriela Cabral da Silva Dantas
(O texto foi ajustado para uso em aula; a versão integral da autora está no link abaixo; as partes alteradas estão em itálico e negrito))
Em: https://meuartigo.brasilescola.uol.com.br/administracao/administracao-por-objetivos.htm
A administração por objetivos, ou APO, é em sua melhor forma, um processo participativo de planejamento e avaliação onde ocorre [...] a definição de objetivos de forma conjunta para que a organização defina suas prioridades e consiga alcançar os resultados desejados.
Pode ser iniciada a partir de um planejamento estratégico por meio do qual se estabelecem metas, prioridades e medidas de desempenho. Sua utilização nos dias de hoje deve ser adaptada ao contexto contemporâneo, já que foi formulada num período bastante diferente do atual, caracterizado por grande competitividade, rápidas alterações tecnológicas e maior exigência em relação à qualidade e desempenho do produto final.
A APO pode ser caracterizada pelo estabelecimento dos objetivos que é feita entre superiores e subordinados de maneira que seja possível sua distribuição para diferentes departamentos da organização de modo que cada meta é relacionada a outra, o que resulta em interatividade pessoal e maior controle e conhecimento dos resultados atingidos. Também se caracteriza pela reciclagem dos funcionários, o que os torna cada vez mais qualificados e na reciclagem dos projetos que conforme é atingido aumenta sua porcentagem, de modo que os funcionários sempre superem suas metas e expectativas.
A APO avalia o desempenho da organização a partir dos números que esta apresenta, o que deve gerar comunhão entre funcionários e superiores para que atinjam e/ou superem seus objetivos, além de auxiliar no processo de previsão organizacional.
Os objetivos podem ser divididos em:
Estratégicos: Quando englobam toda a organização de modo que seja executado em longo prazo.
Táticos: Quando são distribuídos para cada departamento da organização que prevê a interação entre departamentos e sua execução em médio prazo.
Operacionais: Quando são focados para cada atividade, exercida pelos funcionários onde se pode tornar detalhado e executado em curto prazo.
Para a formação de metas, é necessário que a organização faça um estudo detalhado [...] das limitações e possibilidades da organização, do mercado externo focando os fatores econômicos, sociológicos, tecnológicos e políticos, alternativas para que se consiga alcançar os objetivos traçados e da concorrência, verificando o desempenho de outras organizações e as estatísticas relacionadas ao público.
Como todo processo, a Apo também possui seus pontos frágeis que podem levar uma organização ao fracasso sendo a baixa participação dos altos diretores, a fixação de objetivos numéricos como base, a simplificação de todos os procedimentos relacionados ao objetivo lançado, a falta de participação de todos os funcionários da organização, a confiança de execução do projeto como um todo a pessoas desqualificadas, a falta de avaliação de seus objetivos [...] e a inconsistência das metas estabelecidas [...]
É importante, quando se utiliza a APO, que as metas sejam estabelecidas por completo de forma clara para que atenda às expectativas da organização além de serem realmente entendida pelos funcionários [...]. Também é importante estudar a viabilidade do processo antes do seu início, criando formas de monitoramento em momentos previamente definidos, e de avaliação ao fim de ciclos determinados.
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Quais são as características da APO?
Em: https://rockcontent.com/blog/administracao-por-objetivos/
Definição de responsabilidades de gestores e subordinados
Antes de determinar exatamente quais serão as responsabilidades da equipe, é importante definir o objetivo geral e entender o que cabe aos gestores e o que deve ser feito pelo restante dos colaboradores.
Mesmo em um sistema de trabalho colaborativo, existem inúmeras funções que não são realizadas por toda a equipe — o que pode ocorrer por razão estratégica ou sigilosa, bem como pelo nível de responsabilidade do cargo.
Objetivos para cada departamento ou posição
Depois de entender a divisão principal dos objetivos, é hora de se reunir com toda a equipe e realizar a divisão das tarefas de forma transparente. Visto que as metas só são alcançadas da melhor forma possível quando são alinhadas aos responsáveis, lembre-se de expor exatamente o propósito e como os funcionários podem contribuir com os resultados.
Mensuração e no controle de resultados
Um ponto de destaque da APO é a mensuração dos resultados. Depois de definir a meta e começar o processo de “mão na massa”, uma das principais formas de alcançar o que foi proposto é o controle periódico de tudo o que está acontecendo.
A meta foi pensada para um período de um ano? Defina encontros quinzenais ou a cada certa quantidade de meses, sempre levando em conta a importância e a complexidade do que está em jogo.
Muitas pessoas ignoram o poder do controle dos objetivos, mas eles são importantes para que haja uma manutenção capaz de salvar resultados que não poderiam ser alcançados.
O tempo é imprevisível e existe uma série de fatores incontroláveis que podem mudar de um período para o outro, de modo que o ideal é revisitar a proposta. Do contrário, muitas metas nunca seriam alcançadas.
Avaliação e reciclagem
Depois de atingir — ou não — os resultados propostos, é preciso entender a fundo quais foram os principais gargalos, vitórias, falhas no processo e méritos para que a situação tenha chegado ao nível que chegou.
É hora de revisar todos os planos e diferenciar aqueles que não funcionam dos que podem ser reciclados para o ano seguinte. O ciclo da APO é contínuo e, mesmo que os objetivos continuem sendo os mesmos, deve-se voltar ao primeiro passo.
Como a APO pode ajudar a empresa?
Agora que você compreendeu os principais pontos da administração por objetivos, já está preparado para entender seus principais benefícios. A gestão transparente e colaborativa só tem a acrescentar na realidade das mais diversas empresas, independentemente do tamanho ou do modelo de negócio.
Estruturação de um bom plano de carreira para a equipe
Ao estabelecer metas individuais e de equipe e mensurar cada uma delas, os gestores têm em mãos um material rico a respeito das principais competências de todos os funcionários.
Dados que envolvem a evolução pessoal e coletiva são fundamentais para traçar planos de carreira — unidos a outros pontos importantes como aderência à cultura, personalidade e aspectos de comportamento.
É importante ter em mente que as análises têm importância não apenas na hora de bater a meta, mas também ao montar a melhor e mais dedicada equipe.
O plano de carreira também é fundamental para que o colaborador entenda o seu lugar e seu desempenho na empresa, como pode melhorar e se de fato está vivendo na situação que gostaria. Além de pessoas frustradas entregarem menos e com qualidade inferior, ter noção da própria evolução é uma das principais formas de alinhar as expectativas pessoais com as da corporação.
Chance de traçar estratégias de melhoria com tempo suficiente
Conforme já adiantamos , a manutenção e a revisão periódica dos objetivos é fundamental para traçar novos planos de ação quando os atuais não vão bem.
Esquecer-se das metas e lembrar de mensurá-las apenas nos momentos finais é uma grande fórmula para o fracasso. Além disso, quem é que não gosta de bater meta dobrada?
Muito mais do que estratégias de melhoria e recuperação, o modelo de gestão atualizado faz com que seja possível deixar aquelas metas que já foram alcançadas ainda melhores. Tudo isso, obviamente, deve servir de aprendizado para os anos seguintes. Você terá um banco de informações gigantesco e pronto para ser minuciosamente analisado.
Criação de processos e relações transparentes
A transparência deve ser considerada a base das relações interpessoais de trabalho. Lideranças opressoras, distantes e inflexíveis nunca foram queridas, e hoje em dia o cenário é ainda pior para a gestão.
Com a autonomia que tomou conta da carreira de uma pessoa, equipes ganharam uma autoestima talvez nunca vista antes no mercado de trabalho. Isso significa que aquela gestão fria, que não se esforça para criar um senso de pertencimento e que omite informações é cada vez menos tolerada.
Quanto maior for a sensação de colaboração e a participação real do funcionário, tenha certeza que cada um deles estará disposto a dar o seu melhor rumo ao alcance dos resultados da empresa.