Gestão da Informação e do Conhecimento no Hospital Municipal

 

            Muitas pessoas nas mais diversas instituições tentam descobrir como e porque as coisas funcionam, mas raramente a aprendizagem transcende o nível do indivíduo. O Hospital Municipal de um município médio do estado de São Paulo, transformou a tradicional revisão de cadastros em um poderoso mecanismo de aprendizagem, que é parte da maneira com que os indivíduos realizam os objetivos estratégicos da instituição.

 

            O hospital era há muito tempo grande e burocrático, sempre trabalhando para controlar as intermináveis filas de pacientes, que nunca estavam satisfeitos com a lentidão com que eram tratados, e tentando atualizar suas intermináveis fichas, que mesmo enormes, nunca continham todos os carimbos que deveriam, para serem validadas. Pensando nisto e cansada de demitir seus “lentos” colaboradores, a diretoria do hospital decidiu contratar uma consultoria externa, na esperança de conseguir melhores idéias sobre formas de conduzir o próprio trabalho.

 

            Os consultores de gestão da informação contratados propuseram meios inovadores de conduzir os trabalhos do hospital, sempre mantendo na cabeça o lema de que o problema do hospital não estava nas pessoas, mas sim no sistema de trabalho. Desta forma, não eram as pessoas que deveriam ser mudadas, mas sim os processos. O Hospital Municipal era e continua sendo o maior hospital da cidade; sua missão, no entanto, que era simplesmente “tratar das doenças da população”, passou a ser “levar alívio para a comunidade por meio do conhecimento e cuidado dos seus problemas relacionados à saúde”.

 

            Como primeira tarefa, informatizaram todas as alas do hospital, passando a manter em computadores todas as informações dos pacientes. Neste mesmo momento, decretaram o fim da cultura do carimbo, que já não mais seriam necessários para que fichas fossem validadas. Redistribuíram, também, a função dos funcionários, passando a colocar mais colaboradores dedicados a colher informações externas sobre a saúde, e não só relatar tratamentos diários. Mas a maior mudança foi não apenas na forma de trabalho, mas também na forma como as informações e conhecimento eram disseminados dentro do hospital.

 

            Hoje em dia, quando trata seus pacientes, o Hospital Municipal não apenas propõe um foco sobre a aprendizagem e os fluxos de conhecimento, mas também pratica o que prega. Ele mapeou as necessidades e patologias mais comuns da população da cidade, fazendo circular dados quantitativos entre os membros da equipe de gerencia do hospital. “Ainda assim, para ser honesto, os números inicialmente foram estéreis”, reflete o Gerente de Conhecimento. “As aprendizagens mais ricas ocorreram na base, na enfermaria e na maternidade do hospital. Mas as boas ideias não eram transferidas e aproveitadas. Não havia maneira de alavancá-las para outras partes do hospital, quanto mais para toda a instituição”.

 

            A Sala do Conhecimento foi a resposta dos consultores do Hospital para alavancar ideias. Quando foi criada essa sala, uma locação física e virtual na qual os funcionários se reúnem semanalmente, a ideia era ir além dos números e entender os problemas, suas causas, e soluções. Todas as segundas-feiras de manhã, um dos quatro diretores de alas, e os seus coordenadores, presidem uma discussão dos êxitos e dos problemas que estão enfrentando nos seus esforços para garantir aos pacientes o cumprimento da missão. Eles apresentam a sua situação, compartilhando o que funcionou e solicitando contribuições dos outros participantes sobre como manejar as dificuldades. Os participantes da Sala do Conhecimento abrangem desde médicos antigos e renomados até almoxarifes novatos. E qualquer um no Hospital que esteja interessado pode participar dessas sessões. As agendas de cada sessão são colocadas no sistema informatizado da Sala de Ganhos com uma semana ou mais de antecedência. As táticas e as estratégias usadas para atender aos pacientes também são armazenadas, para dar aos participantes tempo de se instruírem antes do relatório.

 

            “As sessões da Sala do Conhecimento podem ser intensas”, adverte o Diretor da ala de doenças congênitas. “Todos os enfermeiros estão lá e, às vezes, se falamos sobre um problema muito grave, grande parte dos médicos também. Não é hora de estar despreparado”. Enquanto a pressão é grande nessas sessões, a ênfase do hospital na ação coletiva e na solução de problemas ajuda a manter o enfoque no que conta – melhorar continuamente a saúde da comunidade, aprendendo melhor e mais rápido.

 

Para assegurar que as idéias das sessões da Sala do Conhecimento fossem executadas e reaplicadas, o Hospital estabeleceu uma Equipe de Estudos de Patologias, composta de membros representando as muitas funcionalidades que são necessárias para se tratar da saúde pública: médicos, dentistas, psicólogos, enfermeiros, auxiliares clínicos, pesquisadores da saúde, membros da comunidade e cientistas sociais Depois das sessões, a Equipe de Estudos de Patologias estrutura as idéias e as remete para os arquivos da Sala. Essa equipe também monitora os recursos para garantir que cheguem às alas corretas do hospital. O Diretor conclui: “Tudo o que as sessões da Sala do Conhecimento tratam é de a aprender o que aprendemos, alavancá-lo para o nível global, e reaplicá-lo”.