WANDERLEY NOVATO
Estrutura Organizacional
josé wanderley novato-silva
A estrutura organizacional é o elemento fundamental para que uma empresa mantenha o foco nos seus objetivos, depois de definidos a missão, a visão, os valores que servem de bases para definição de como a empresa vai dirigir suas atividades no mercado, isto é quais são as suas estratégias de mercado, que servirão de base para a formulação da sua estrutura. É fundamental o alinhamento entre a estrutura da empresa à definição de seus objetivos e estratégias.
Entre os benefícios de uma estrutura adequada estão a identificação das tarefas necessárias e a definição das funções e responsabilidades para o seu desempenho, a gestão das informações e de todos os recursos destinados aos gerentes e funcionários, e a possibilidade de elaboração de medidas de desempenho compatíveis com os objetivos da empresa.
Conceitualmente falando, a estrutura organizacional pode ser definida como o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridade, comunicações e decisões de qualquer organização, de qualquer porte, empresarial ou não.
A estrutura organizacional na prática se subdivide em duas: a estrutura formal e a informal, e todas as organizações apresentam os dois tipos.
Estrutura formal
A estrutura formal é aquela deliberadamente planejada, e formalmente representada graficamente na figura do organograma – mostrando setores, cargos, a hierarquia e as linhas de autoridade.
A principal característica da estrutura formal é a ênfase nas posições ocupadas pelos indivíduos, considerando a sua autoridade e responsabilidade. Os gestores são os líderes formais – isto é: as chefias, que atuam em três níveis – estratégico (topo da organização), tático (gerentes e outros cargos de nível intermediário) e operacional (aqueles que cuidam das tarefas básicas da atividade da empresa).
Cabe ao lado formal da organização o desenvolvimento de processos, a aplicação das ferramentas de gestão e o cumprimento das normas para o alcance dos resultados. Estão, entre as tarefas mais conhecidas da gestão, o planejamento estratégico, o fluxograma de tarefas, e a gestão de pessoas, materiais e recursos financeiros.
A estrutura formal tende a ser bastante estável, e também de fácil controle, através dos processos formais de comunicação.
São três os sistemas que permeiam a estrutura formal: o sistema de responsabilidade, o sistema de autoridade e o sistema de comunicações.
O sistema de responsabilidade é constituído primordialmente pela departamentalização, estabelecida através de critérios que a própria organização escolhe. Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Está relacionado ao grau de divisão de trabalho e de especialização, que pode ser definido de forma bastante rígida ou mais flexível. A estrutura formal pode ainda estabelecer diferenças entre órgãos de linha e de assessoria. As unidades organizacionais de linha têm ação de comando e é ligada às atividades-fins da empresa. Órgãos de assessoria têm apenas função de aconselhamento (jurídico, técnico, ambiental etc.) – mas podem ter enorme - ou até definitiva - influência nos processos de decisão.
O sistema de autoridade define a amplitude administrativa ou de controle; o grau de centralização ou descentralização, os níveis hierárquicos e as possibilidades de delegação.
Amplitude de controle é o número de subordinados que um chefe pode supervisionar pessoalmente, de maneira efetiva e adequada. Os níveis hierárquicos representam um conjunto de cargos na empresa com um mesmo nível de autoridade. A delegação é a transferência temporária de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, fazendo com que ele esteja comprometido com a execução da tarefa delegada. Centralização e descentralização dizem respeito ao grau de concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa ou sua distribuição pelos diversos níveis hierárquicos.
O sistema de comunicações (resultado da interação das unidades organizacionais) carrega as definições do que, como, quando, de quem e para quem comunicar. Pode ser mais voltado para comunicações “de baixo para cima”; ou mais horizontalizado, com mais interação.
Estrutura informal
A estrutura Informal é a interação social estabelecida entre as pessoas, desse modo, surge e progride espontaneamente no momento que as pessoas se reúnem. Traduz relações que não aparecem no organograma - comportamentos sociais não documentados e não reconhecidos oficialmente entre os membros organizacionais, mas que aparecem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados. Muitas vezes, este tipo de organização acontece com base na empatia, afinidades e simpatia que os colaboradores despertam entre si, eventualmente independentemente do tipo de trabalho, ou do cargo ou nível hierárquico que ocupam. Nos grupos informais costumeiramente constroem-se também de forma espontânea, padrões de relações e atitudes, que são aceitos e absorvidos por seus membros, traduzindo, assim, as aspirações e interesses que o grupo desenvolveu com o passar do tempo. Seu desenvolvimento e duração, no entanto, podem ser bastante flexíveis, e seu impacto na empresa pode ser tanto positivo quanto negativo.
Entre as vantagens da estrutura informal está o fato de que pode proporcionar maior rapidez em alguns processos; pode, além disso, ajudar a reduzir o trabalho e a carga de comunicação dos chefes; finalmente, é capaz de motivar e integrar as pessoas na empresa, criando um ambiente de bem estar.
Entre as desvantagens está o fato de que pode ser parcial ou totalmente desconhecida pelas chefias, dificultando ou até impossibilitando o seu controle, e além de criar a possibilidade de atritos adicionais entre as pessoas. Além disso, líderes informais podem ter ação negativa no estabelecimento de padrões de desempenho e produtividade.
Na estrutura informal são normalmente explicitados Interesses comuns e criados momentos de lazer e interação fundamentais no ambiente de trabalho, mas também podem aí surgir disputas pelo poder e denúncia das falhas da estrutura formal, através das redes de comunicação informal, gerando problemas entre áreas.
A cooperação espontânea que a organização informal permite pode ser essencial no ambiente de trabalho, mas a possibilidade de oposição à organização formal, a partir do momento que a não é muito bem entendida ou construída dentro da empresa, pode gerar um incomodo de proporções desconhecidas no caminho das metas e objetivos que se deseja para os negócios.
A estrutura informal tem impacto direto no nível de satisfação e motivação dos funcionários e chefes. As relações interpessoais saudáveis são fundamentais para que os profissionais sintam-se estimulados para executar suas tarefas. Isso está presente desde o ingresso do profissional na organização e em muitos momentos do dia de trabalho, mas também nos horários de almoço, nas comemorações de aniversário de algum membro da equipe e na disposição (ou indisposição) para colaboração na execução de alguma atividade.
É importante lembrar que a organização informal costuma ultrapassar a organização formal porque, mesmo sendo construída a partir das relações e interações que seus membros desenvolvem dentro da organização formal, não fica restrita ao espaço físico da empresa ou ao horário de expediente – ao contrário, frequentemente têm mais espaço e crescimento fora do controlado ambiente organizacional.
Finalizando:
É possível perceber que, apesar dos dois termos parecerem antagônicos – formal e informal – os dois níveis da estrutura organizacional são fundamentais para o bom andamento dos trabalhos e atividades dentro das empresas. Não existe um modelo único de estrutura organizacional adequado para todas as organizações; nos dois aspectos, formal e informal, é importante que cada empresa encontre e desenvolva ao longo da sua existência o seu desenho, o seu caminho e os meios seguros, eficientes e eficazes para a condução do seu negócio específico.