Diagnóstico organizacional

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Os diagnósticos organizacionais podem ser feitos de várias maneiras, a partir da definição do foco da análise, e da perspectiva de compreensão da organização.

De qualquer forma, o objetivo sempre é descrever a estrutura e o funcionamento de uma organização, ou de parte dela, para identificar problemas e buscar soluções.

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O diagnóstico pode ser construído nas diferentes áreas funcionais (produção, marketing, RH, finanças – ou outras) a partir da metáfora orgânica; falando de maneira bem simples, nesse caso os departamentos são tratados como “órgãos”, e procuram-se “patologias”, para a prescrição de “medicamentos”. Os departamentos são tratados individualmente, mas também em sua relação com os outros. Uma doença típica da área de RH seria a “desmotivação” dos funcionários – e um programa de participação nos lucros e resultados poderia ser um remédio. Da mesma forma, a baixa qualidade dos produtos seria um problema típico da área de produção, e um controle mais rígido de qualidade poderia ser a solução. Mas, dada a inter-relação entre os órgãos, a solução de um problema de uma área pode estar em outra.

 

Um outro tipo de diagnóstico pode ser feito a partir dos processos organizacionais: o fluxo interno de materiais, o fluxo de saída de mercadorias, os fluxos de informações, os processos decisórios, os processos internos de cada área (o processo de contratação, na área de RH; o processo de fabricação, na área industrial – por exemplo). Esse tipo de diagnóstico não prioriza as áreas, porque os processos costumam atravessar várias delas.

Diagnósticos específicos podem ser feitos para situações específicas, para registrar detalhes e analisar problemas já identificados – em áreas específicas ou mesmo em toda a organização. Por exemplo: um diagnóstico acerca do consumo de energia em uma área, ou toda a empresa, ou sobre a tecnologia usada em algum setor.

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Outros tipos de diagnóstico podem ser construídos, a partir de demandas específicas - por exemplo : diagnósticos “da comunicação interna” ou “da gestão de informação”, “do público consumidor”, “da concorrência” ou “dos fornecedores”.  Independentemente do foco, de modo geral todos esses trabalhos vão envolver a descrição de uma realidade, e a identificação dos seus pontos fortes e dos seus problemas. A sugestão - ou a definição - de soluções geralmente é feita em um momento posterior, pois, além do tempo necessário para a análise final, a discussão entre os decisores pode envolver outras etapas, como consultas com profissionais especializados, visita a alguma outra organização etc. O processo de tomada de decisão também pode ser bem demorado, visto que muitos interesses podem estar em disputa.

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Os diagnósticos devem tomar a forma de uma pesquisa – de maneira simplificada, isto significa que, após uma Introdução (1) onde serão colocadas informações sobre a organização (nome, atividade, porte, localização etc.) deve ser definido os objetivos (2) do diagnóstico, seguido de uma justificativa (3), explicando porque esse trabalho é necessário. Então poderá ser definida a metodologia (4), que geralmente envolve entrevistas, questionários e a observação direta dos locais e dos processos que vão ser analisados.

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As entrevistas devem ser feitas às pessoas que detém informações importantes; para isso tem de ser construído previamente um roteiro, que poderá ser alterado no momento da aplicação. Os questionários devem ser aplicados quando a análise da percepção de um grande número de funcionários é necessária. A observação direta deve ser registrada em um documento previamente construído, com os campos que não podem deixar de ser observados. É comum que uma equipe, ou pelo mais de uma pessoa, seja responsável pela tarefa, para que haja mais de uma opinião sobre cada tópico analisado. Os resultados da aplicação desses instrumentos e sua análise será o capítulo de Descrição e Análise dos Resultados (5). O diagnóstico vai terminar com um capítulo de Considerações Finais (6). Quase tudo pode ser feito em forma de tópicos – mas alguns textos no capítulo de análise podem ser necessários.

 

É uma tarefa que tem de ser feita com cuidado, pois vai levantar informações importantes para a descrição e a análise da vida organizacional – podendo, além de detectar e solucionar problemas, inspirar outras organizações, do mesmo ou de outros setores, a promover mudanças em sua estrutura, seus processos, e sua tecnologia.