O que é ‘compliance’ nas empresas?

 

Em: https://www.siteware.com.br/processos/o-que-e-’compliance’-nas-empresas/

 

To comply, em inglês, é um verbo que significa estar de acordo com uma regra, o que explica grande parte do conceito da palavra. O significado da palavra ‘compliance’ tem relação com a conduta da empresa e sua adequação às normas dos órgãos de regulamentação.

 

O que é ‘compliance’ nas empresas? É estar em conformidade com leis e regulamentos. 

 

Esse conceito abrange todas as políticas, regras, controles internos e externos aos quais a organização precisa se adequar.  Por isso, adequando-se ao ‘compliance’, suas atividades estarão em plena conformidade com as regras e legislações aplicadas aos seus processos.

 

Tanto a empresa como todas as pessoas que nela trabalham, inclusive fornecedores de interesse, precisam se comportar de acordo com as regras dos organismos reguladores.

Além disso, devem garantir o fiel cumprimento dos diversos instrumentos normativos internos. Afinal, somente desta forma a empresa estará em ‘compliance’ ambiental, trabalhista, financeiro, de segurança do trabalho, operacional, contábil etc.

 

 

O que é um Programa de ‘compliance’?

 

Como já dito, o ‘compliance’ é uma função que envolve a conformidade da empresa às leis e normas de órgãos regulamentadores.

Um dos seus objetivos é corrigir e prevenir desvios que possam trazer conflitos judiciais para o negócio, sendo comumente atrelado à luta anticorrupção.

Porém, esta não é a única função do ‘compliance’. O Programa de ‘compliance’ e Ética Empresarial, nome dado a sua prática nas organizações, também se dedica a questões relacionadas à ética, sustentabilidade, cultura corporativa e diversos outros possíveis riscos.

Ou seja, ele se dedica a todas as áreas que possam apresentar irregularidades que afetem o desempenho e a reputação da empresa. (Afinal, tenho certeza que nenhum brasileiro esqueceu o desastre da Samarco!)

O Programa, portanto, abrange não somente as obrigações legais da empresa, mas também as regras e os valores que compõem cada instituição e que podem ser violadas.

 

Qual a estrutura de um programa de ‘compliance’?

 

Para começar, o departamento deve contar com uma boa equipe. Assim, a liderança, chamada de CCO (Chief ‘compliance’ Officer), precisa ser escolhida criteriosamente.

Além dela, serão necessários assistentes e analistas. Dessa forma, em grandes empresas, a divisão pode se estender a coordenadores ou gestores, que dividem as responsabilidades da área.

 

Depois de bons treinamentos, a equipe estará preparada para colocar o ‘compliance’ em prática. Algumas de suas principais funções, portanto, serão:

• Analisar riscos operacionais;

• Conhecer e interpretar leis que se relacionem à empresa;

• Elaborar manuais de conduta;

• Gerenciar os controles internos;

• Fazer auditorias periodicamente;

• Desenvolver projetos de melhoria contínua;

• Disseminar o ‘compliance’ por toda a cultura organizacional;

• Monitorar a segurança da informação.

 

Quais são suas vantagens?

• Ter uma área de ‘compliance’ na empresa traz diversos benefícios. Alguns deles são:

• Ganho de vantagem competitiva em relação à concorrência;

• Atração de investidores e investimentos;

• Identificação de riscos e prevenção de problemas;

• Ganho de credibilidade;

• Melhoria da eficiência e qualidade dos serviços/produtos;

• Aumento da governança;

• Consolidação de uma cultura organizacional;

• Sustentabilidade;

• Correção efetiva de não-conformidades.

 

Qual a importância do ‘compliance’?

 

Poder afirmar que a empresa está em ‘compliance’ é por si só uma estratégia fundamental de negócios. Significa que existe transparência e um elevando grau de maturidade de gestão. Estar em ‘compliance’ mostra que os gestores e equipes dominam os processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.

Não estar em ‘compliance’ significa estar correndo grandes riscos desnecessariamente, que podem levar a perdas financeiras, patrimoniais, de mercado e muitas outras. Gestão de riscos e ‘compliance’ estão intimamente ligados.

É preciso refletir e mudar a gestão, ajustar a forma como as informações da empresa são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia, visando alcançar nível de excelência em ‘compliance’ independentemente do segmento de atuação e do tamanho da empresa.

 

Como aplicar ‘compliance’ nas empresas?

 

Para aplicar e fazer a gestão de ‘compliance’ na empresa é preciso definir uma série de políticas.

No início, os departamentos de ‘compliance’ eram formados por profissionais de finanças e do direito. Atualmente, os gestores buscam por profissionais que tenham formação e experiência na área.

Dessa forma, um Programa de ‘compliance’ deve ser elaborado por uma equipe ou um departamento específico dentro da organização, que se torna responsável por desenvolver, coordenar e monitorar suas atividades.

Ao criar o departamento, é necessário já ter desenvolvido um código de conduta da empresa, que alinha a missão, visão e os objetivos globais da empresa às práticas de ‘compliance’.

 

Este código de conduta deve ser disseminado pela empresa por estratégias de comunicação interna eficazes. Por exemplo, estimular a prática de denúncias diante de má conduta por meio de um canal seguro e sigiloso.

A execução do código de conduta é algo imprescindível para obter bons resultados. Portanto, dê o exemplo: os colaboradores espelham suas atitudes nas de seus superiores.

Por fim, é importante ressaltar o perigo que as empresas correm ao participar de atos imorais ou ilegais, ou até mesmo fazer “vista grossa” ao ver algo de errado.

Lembre-se: um ato isolado ou um grande esquema podem acabar com a reputação e sucesso da empresa da mesma maneira!

 

 

Políticas e regras de ‘compliance’

 

Um ponto fundamental da gestão de ‘compliance’ envolve a definição das políticas de ‘compliance’ e das regras de ‘compliance’.

As políticas de ‘compliance’ são diretrizes amplas que posicionam as atitudes e valores da empresa em relação a temas como estes:

 

• transparência dos atos da alta administração;

• os recursos destinados à área de ‘compliance’;

• segurança da informação;

• incentivos e medidas disciplinares;

• análise periódica de riscos,

• registros contábeis;

• controles internos;

• canais de denúncia;

• confidencialidade de informações estratégicas;

• diligência na contratação de terceiros;

• treinamento e comunicação;

• diligência em processos de fusões e aquisições;

• investigações internas;

• melhora contínua dos processos;

• conformidade com a legislação ambiental.

 

Já as regras de ‘compliance’ são o detalhamento das normas e procedimentos que devem ser seguidos em cada uma das políticas de ‘compliance’.

 

Para ter uma gestão bem alinhada com o conceito de ‘compliance’ é necessário:

 

• Usar sistemas de informação que suportem monitoramentos das atividades da empresa e que se adequem aos processos de ‘compliance’;

• Ter uma gestão de contratos de serviços e materiais que se alinhe aos níveis de ‘compliance’ estabelecidos pela empresa;

• Fortalecer rotinas de inspeção e fiscalização de atividades, incluindo as que não costumam ter certificações;

• Focar na conformidade de processos em nível municipal, estadual e federal;

• Possuir um sistema de normatização e padronização da empresa ou negócio sempre ativo e atualizado;

• Ter processos de auditoria interna com foco nos requisitos para se atingir o ‘compliance’;

• Ter sistemas de controle com graus de profundidade adequados;

• Ter uma comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa.

 

Por que investir nesta atividade?

 

Com essas ações, a empresa reduz custos e despesas, aumenta seu rendimento operacional e evita perdas. Além disso, com as conformidades das leis, a transparência dos processos se torna uma realidade mais consolidada, o que traz maior confiança do mercado de atuação.

As equipes envolvidas se tornam mais preparadas e aumentam seu desempenho, o que se reflete diretamente na produtividade.

A reputação e a boa imagem são um reflexo do nível de ‘compliance’ que a empresa se propõe a ter. Portanto, utilizar desse conceito para guiar as boas práticas da organização reduz significativamente todos os riscos da empresa, criando um ambiente mais saudável e confiável.

 

Desde 2014, a política brasileira tem dado importantes lições de ética — ou melhor, da falta dela — aos executivos. Assim, com o início da Operação Lava-Jato, que investiga esquemas de corrupção envolvendo grandes empresas, o mercado se tornou cada vez mais atento ao que chamamos de ‘compliance’.

 

Este conceito, que tem sido amplamente difundido com o passar dos últimos anos, aprofunda uma discussão complexa e extremamente atual. Por isso, mais do nunca, investir em programas de ‘compliance’ é fundamental para manter a empresa livre de comportamentos que a sociedade já não aceita mais.

 

Assim, por meio da correta gestão de ‘compliance’, a organização garantirá sua sustentabilidade em longo prazo, livre dos mais diversos riscos.

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